Geschäftsordnung Förderbudget Bürgerschaftliches Engagement

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Geschäftsordnung für das Komitee Förderbudget Bürgerschaftliches Engagement der Stadt Friedrichshafen

Präambel 
Der Gemeinderat der Stadt Friedrichshafen hat am 23. April 2018 einstimmig die Konzeption für das Förderbudget Bürgerschaftliches Engagement beschlossen. Dieses Förderbudget ist ein klares Bekenntnis zu Engagement und Ehrenamt sowie zu den Idealen einer Bürgergesellschaft, es fördert und wertschätzt die uneigennützige Beteiligung am Gemeinwesen. Die Konzeption ist so angelegt, dass vorbildliche Vorhaben und ergänzende Projekte in ihrer ganzen Vielfalt ermöglicht werden können, innerhalb und außerhalb von Vereinsstrukturen.   

1. Allgemeine Bestimmungen 
   1. Aufgaben und Inhalte 
      1. Vergabe von Fördermitteln 
         Das Komitee Förderbudget Bürgerschaftliches Engagement (nachfolgend kurz als „Komitee“ bezeichnet) entscheidet über die Vergabe von Fördermitteln aus dem Förderbudget Bürgerschaftliches Engagement bei Anträgen über 3.500 €.   
         Kleinere Projekte und Unterstützungsleistungen (bis maximal 3.500 €) werden durch die/den Beauftragte/n für Bürgerschaftliches Engagement entschieden. Diese Förderung wird dokumentiert und die Dokumentation dem Komitee vorgelegt. In Grenzfällen wird das Komitee um ein Votum gebeten.  
      2. Anpassung der Rahmenbedingungen 
         Anpassungen oder Aktualisierungen der „Rahmenbedingungen zur finanziellen Förderung von Projekten aus dem Förderbudget Bürgerschaftliches Engagement der Stadt Friedrichshafen“ erfolgen durch den Gemeinderat. Der/die Beauftragte für Bürgerschaftliches Engagement kann dem Gemeinderat entsprechende Empfehlungen vorlegen.  
      3. Rechtsanspruch 
         Ein Rechtsanspruch auf Förderung ergibt sich weder aus der Konzeption für das Förderbudget Bürgerschaftliches Engagement noch aus der Geschäftsordnung für das Komitee Förderbudget Bürgerschaftliches Engagement der Stadt Friedrichshafen.  
   2. Finanzen 
      Über den Umfang entscheidet der Gemeinderat im Rahmen des Haushaltsplanverfahrens.   
      Die Stadt Friedrichshafen stellt ein Budget in Höhe von jährlich insgesamt 200.000 € zur Projektförderung und finanziellen Unterstützung des ehrenamtlichen und freiwilligen Engagements aus dem städtischen Haushalt bereit.  
      Die Mittel werden als Freiwilligkeits-leistung soweit und solange verfügbar entsprechend der „Rahmenbedingungen zur finanziellen Förderung von Projekten aus dem Förderbudget Bürgerschaftliches Engagement der Stadt Friedrichshafen“ vergeben. 
      
      Das Budget in Höhe von jährlich 200.000 € teilt sich in zwei Teile auf:  
      – 150.000 € für die Finanzierung von größeren Projekten (max. 10.000 €). 
      – 50.000 € für die Finanzierung von kleineren Projekten und Unterstützungsleistungen. 
      
      Falls für das Teilbudget von 150.000 € nicht ausreichend viele Anträge vorliegen, so können die restlichen Mittel für Projekte des weiteren Teilbudgets verwendet werden – und umgekehrt.   
      Die Mittelbewirtschaftung erfolgt durch die/den Beauftragte/n für Bürgerschaftliches Engagement, Amt für Soziales, Familie und Jugend
   3. Zusammensetzung des Komitees 
      Das Komitee setzt sich zusammen aus Vertreterinnen und Vertretern des Gemeinderats, des Jugendparlaments, der Bürgerschaft, der Wissenschaft sowie der Verwaltung.   
      
      Ständige Mitglieder aus der Verwaltung mit Stimmrecht:  
      – der Oberbürgermeister/die Oberbürgermeisterin, vertreten durch die Koordinierungsstelle Bürgerbeteiligung
      – der Bürgermeister/die Bürgermeisterin des Dezernat III, vertreten durch die Leitung des Amtes für Soziales, Familie und Jugend    
      
      Wechselnde Mitglieder mit Stimmrecht:  
      – vier Mitglieder aus dem Gemeinderat 
      – ein Mitglied aus dem Jugendparlament 
      – ein/e fachlich passende Vertreterin oder Vertreter aus der Wissenschaft/dem Hochschulbereich (aus der Region, beispielsweise aus den   Fachgebieten Sozialforschung, Soziale Arbeit, Sozialwissenschaft, Sozialplanung, Demographie, Gerontologie, Innovationswissenschaften,   Nachhaltigkeitsforschung u.a.)
      –  ein/e freiwillig/ehrenamtlich engagierte/r Bürgerin oder Bürger mit Erfahrung aus mindestens zwei Engagement-Bereichen (mit Hauptwohnsitz in Friedrichshafen, Vollendung des 18. Lebensjahres)   
   4. Besetzungsverfahren 
      Ständige Mitglieder - Besetzung Kraft Amtes:  
      – der Oberbürgermeister/die Oberbürgermeisterin, vertreten durch die Koordinierungsstelle Bürgerbeteiligung  
      – der Bürgermeister/die Bürgermeisterin des Dezernat III, vertreten durch die Leitung des Amtes für Soziales, Familie und Jugend  
      
      Wechselnde Mitglieder:  
      – Die Vertretenden der Fraktionen werden von ihren Fraktionen benannt. 
      – Die Vertreterin/der Vertreter des Jugendparlaments wird vom Jugendparlament benannt.  
      – Die Vertreterin/der Vertreter aus der Wissenschaft wird von der/dem Beauftragten für Bürgerschaftliches Engagement vorgeschlagen. Die Komitee-Mitglieder haben ebenfalls ein Vorschlagsrecht. Der zuständige Ausschuss des Gemeinderates beschließt die ausgewählten Mitglieder. Diese werden vom Dezernenten des Dezernats III offiziell eingesetzt. 
      – Die Vertreterin/der Vertreter aus der Bürgerschaft wird von der/dem Beauftragten für Bürgerschaftliches Engagement vorgeschlagen. Die Komitee-Mitglieder haben ebenfalls ein Vorschlagsrecht. Der zuständige Ausschuss des Gemeinderates beschließt die ausgewählten Mitglieder. Diese werden vom Dezernenten des Dezernats III offiziell eingesetzt.   
   5. Vertretungsregelung 
      Die Fraktionen und das Jugendparlament haben die Möglichkeit, Stellvertretungen aus dem jeweiligen Gremium zu benennen. Auch die Verwaltung kann im Bedarfsfall Vertreter entsenden.  Die übrigen Mitglieder werden bei Nichtteilnahme an den Komitee-Sitzungen nicht vertreten.  
      Sollte ein Mitglied nicht teilnehmen können, ist die Abgabe eines schriftlichen, gegebenenfalls telefonischen, Votums möglich.    
   6. Amtszeit 
      – Die Komitee-Amtszeit der Vertretenden der Fraktionen ist gekoppelt an die des Gemeinderates (5 Jahre).  
      – Die Komitee-Amtszeit der Vertreterin/des Vertreters des Jugendparlaments ist gekoppelt an die des Jugendparlaments (2 Jahre).   
      – Die Vertretenden aus Wissenschaft und Bürgerschaft verbleiben auf 5 Jahre im Komitee. 
      – Die Komitee-Amtszeit der Vertretenden aus der Verwaltung ist an deren entsprechendes Amt in der Verwaltung gekoppelt.   
   7. Vorzeitiges Ausscheiden aus dem Komitee und Nachrückverfahren 
      1. Die Vertretenden der Fraktionen und des Jugendparlaments scheiden aus dem Komitee aus, wenn sie aus dem Gemeinderat bzw. dem Jugendparlament ausscheiden. 
         Die Nachrückenden werden von den Fraktionen bzw. dem Jugendparlament benannt.    
         Das Komitee-Mitglied aus der Bürgerschaft scheidet aus, wenn es seinen Hauptwohnsitz nicht mehr in Friedrichshafen hat. Für die Nachbesetzung gelten die Regelungen analog zu 1.4.   
         Für die Nachbesetzung eines Komitee-Mitglieds aus der Wissenschaft gelten die Regelungen analog zu 1.4.  
      2. Die Vertretenden der Fraktionen bzw. des Jugendparlaments und die Vertretenden aus Bürgerschaft und Wissenschaft können außerdem ihr Ausscheiden aus dem Komitee analog § 16 GemO aus wichtigem Grund beantragen. Über das Vorliegen eines wichtigen Grundes entscheidet das Komitee. Für die Nachfolge gelten die Regeln gem. 1.7.1.     
   8. Geschäftsstelle 
      Die Geschäftsstelle ist bei der/dem Beauftragten für Bürgerschaftliches Engagement, Abteilung Quartiersmanagement des Amts für Soziales, Familie und Jugend, angesiedelt.   
      Die Geschäftsstelle erledigt die organisatorische Vor- und Nachbereitung der Sitzungen, bringt gegebenenfalls Anträge aus den Ortschaften in den Ortschaftsrat ein, regelt die rechtzeitige Zustellung von Einladungen und Informationen, bereitet die Sitzungsunterlagen auf und fertigt die Niederschrift (Ergebnisprotokoll). Sie ist zudem Ansprechperson für die Komitee-Mitglieder sowie die Antragstellerinnen und -steller. Bei Rückfragen zu Anträgen können sich die Komitee-Mitglieder an die Geschäftsstelle wenden. Eine direkte Kontaktaufnahme zu den Antragstellern ist nicht erwünscht. Die Ausschreibung der Fördermittel sowie die Erstellung der Zuwendungs- und Ablehnungsbescheide erfolgt ebenfalls durch die Geschäftsstelle.   
      Die Abteilungsleistung der Abteilung Quartiersmanagement kann die Geschäftsstelle im Bedarfsfall unterstützen.    
   9. Öffentlichkeitsarbeit 
      Die Öffentlichkeitsarbeit erfolgt durch die Geschäftsstelle.   
2. Rechte und Pflichten der Mitglieder 
   Die Mitglieder des Komitees entscheiden im Rahmen der „Rahmenbedingungen zur finanziellen Förderung von Projekten aus dem Förderbudget Bürgerschaftliches Engagement der Stadt Friedrichshafen“.   
   1. Verpflichtung bei Eintritt 
      Mit Eintritt in das Komitee sind die Mitglieder zur gewissenhaften Erfüllung ihrer Pflichten verpflichtet und erkennen diese an. Eine entsprechende Verpflichtungserklärung ist von den Mitgliedern bei Eintritt in das Komitee zu unterzeichnen.   
   2. Pflicht zur Verschwiegenheit 
      Die Mitglieder des Komitees sind zur Verschwiegenheit verpflichtet über alle Angelegenheiten, deren Geheimhaltung gesetzlich vorgeschrieben oder ihrer Natur nach erforderlich ist.   
   3. Teilnahme an den Sitzungen 
      Die Mitglieder des Komitees sind verpflichtet, an den Sitzungen teilzunehmen. Bei Verhinderung haben sie die Geschäftsstelle rechtzeitig vor der Sitzung zu verständigen.    
   4. Ausschluss wegen Befangenheit 
      Bringt eine Entscheidung einem Mitglied des Komitees ihm selbst oder seinem Arbeitgeber einen unmittelbar persönlichen Vorteil oder Nachteil, oder ist es aus einem anderen Grund befangen, darf es nicht bei diesem Tagesordnungspunkt mit abstimmen, sondern enthält sich.    
   5. Sitzungsgeld 
      Ein Honorar ist nicht vorgesehen. Eventuelle Reisekosten werden aus Mitteln eines separaten Sachmittelkontos ersetzt.   
3. Sitzungen 
   1. Nicht-Öffentlichkeit 
      Die Sitzungen des Komitees sind nichtöffentlich.    
   2. Einberufung 
      Das Komitee tagt zwei Mal im Jahr. Die Sitzungstermine werden, wenn möglich, am Ende eines Kalenderjahres für das darauffolgende Jahr bekannt gegeben.    
      Das Komitee wird von der Geschäftsstelle schriftlich per E-Mail unter Angabe der Tagesordnung eingeladen. Die Einladungsfrist beträgt eine Woche. Unter Einhaltung derselben Frist (eine Woche vor Sitzungstermin) werden alle für die Sitzung relevanten Unterlagen versandt. In Ausnahmefällen können ergänzende Unterlagen in der Sitzung nachgereicht werden.   
      In Ausnahmefällen können Antragsteller von der Geschäftsstelle zu einer Sitzung (nur zum entsprechenden Tagesordnungspunkt) eingeladen werden, um ihren Antrag selbst dem Komitee vorzustellen. Der Beratung und Abstimmung dürfen sie nicht beiwohnen.   
   3. Tagesordnung 
      Die Tagesordnung wird von der Geschäftsstelle erstellt. Mitglieder des Komitees können Vorschläge für Tagesordnungspunkte bis zu zwei Wochen vor der jeweiligen Sitzung bei der Geschäftsstelle einreichen.     
   4. Beschlussfähigkeit, Beschlussfassung 
      Die Beschlussfähigkeit des Komitees ist mit 50 Prozent der stimmberechtigten Mitglieder plus eins erreicht (fünf stimmberechtigte Mitglieder). Hierzu zählen auch schriftlich oder telefonisch abgegebene Voti.  
      Beschlüsse werden mit einfacher Stimmenmehrheit gefasst. Bei Stimmengleichheit ist der Antrag abgelehnt. Stimmenthaltungen werden bei der Ermittlung der Mehrheit nicht berücksichtigt.  
      Die Abstimmung erfolgt per Handzeichen. Das Komitee kann auf Antrag beschließen, dass ausnahmsweise geheim mit Stimmzetteln abgestimmt wird. 
      
      In dringenden Angelegenheiten ist die Beschlussfassung über einen Antrag im Umlaufverfahren auf elektronischem Wege per Mail zulässig. Der Antrag ist angenommen, wenn die Mehrheit der innerhalb der gesetzten Rückmeldefrist abgegebenen Ja- oder Nein-Stimmen dem Antrag zustimmt.   
   5. Sitzungsleitung 
      Der/dem Beauftragten für Bürgerschaftliches Engagement obliegt die Sitzungsleitung; sie/er ist jedoch kein stimmberechtigtes Mitglied. Bei Verhinderung leitet die Abteilungsleitung der Abteilung Quartiersmanagement die Sitzung. Generell ist die Abteilungsleitung der Abteilung 
      Quartiersmanagement teilnahmeberechtigt bei den Sitzungen des Komitees und kann die Sitzungsleitung bei Bedarf unterstützen. Sie ist kein stimmberechtigtes Mitglied.   
4. Niederschrift 
   1. Führung der Niederschrift 
      Über jede Sitzung ist durch die Geschäftsstelle eine Niederschrift in Form eines Ergebnisprotokolls zu fertigen.      
   2. Inhalt der Niederschrift 
      In die Niederschrift sind aufzunehmen:    
      – Name der Sitzungsleitung 
      – Namen der anwesenden und abwesenden Mitglieder des Komitees 
      – falls zutreffend, Namen der eingeladenen Gäste 
      – Ort, Tag, Beginn und Ende der Sitzung 
      – Abstimmungsergebnisse, gefasste Beschlüsse 
      Die Sitzungsleitung und jedes Mitglied können jederzeit verlangen, dass ihre Stellungnahme zum Beratungsgegenstand, ihre Abstimmung oder die Begründung ihrer Abstimmung in der Niederschrift festgehalten werden.     
   3. Bekanntgabe der Niederschrift 
      Die Niederschrift wird von der Geschäftsstelle per Mail an die Mitglieder des Komitees versendet.   

5. Inkrafttreten 
   Die Geschäftsordnung des Komitees tritt mit Beschlussfassung des Gemeinderats in Kraft. Auf Antrag einer Zweidrittelmehrheit aller Mitglieder des Komitees ist eine Änderung möglich.     

   Friedrichshafen, 24.06.24