Digitale Prozesse
![Schaubild Digitales Prozessmanagement]([{"1072":"//fileadmin/_processed_/8/9/csm_Schaubild_Digitales_Prozessmanagement_62eedb0d33.png"},{"1072@2x":"//fileadmin/_processed_/8/9/csm_Schaubild_Digitales_Prozessmanagement_96d7fbade1.png"},{"767":"//fileadmin/_processed_/8/9/csm_Schaubild_Digitales_Prozessmanagement_1b81ed3de4.png"},{"767@2x":"//fileadmin/_processed_/8/9/csm_Schaubild_Digitales_Prozessmanagement_62f135f34a.png"}])
Das Dokumentenmanagement dient als technische Infrastruktur zur Implementierung einer eAktenlösung, deren Einführung einen vielfältigen Nutzen generiert. So ist die elektronische Aktenführung Grundvoraussetzung für alle digitalen eGovernment-Angebote im Rahmen einer modernen digitalen Verwaltung. Sie ermöglicht ein medienbruchfreies, also durchgängig elektronisches Arbeiten und erhöht somit die Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns, insbesondere die rechtssichere und gesetzeskonforme Dokumentation von Entscheidungsprozessen. Die Arbeitsprozesse sowie die Servicequalität werden optimiert, eine höhere Sicherheit wird durch die zentrale Verwaltung und Archivierung (Revisionssicherheit / Langzeitarchivierung) gewährt, der sparsame Umgang mit Ressourcen wird ermöglicht und die demographische Entwicklung berücksichtigt.
Enaio ist ein datenbankbasiertes Content-Management-, Workflow- und Archivsystem. Damit haben wir das Mittel an der Hand, allgemeines Schriftgut über E-Akten zentral und elektronisch zu führen. Die Papierakte und die damit verbundenen analogen Prozesse werden abgelöst. Mit Stand Februar nutzen ca. 70% der städt. Fachämter und Einrichtungen das ECM Enaio zur allgemeinen Schriftgutverwaltung. Die flächendeckende Einführung ist bis spätestens Mitte 2022 angestrebt. Dies bildet die Grundlage strukturierte Workflows (z.B. Genehmigungsworkflow, Posteingangslösung) zur weiteren Prozessoptimierung einzusetzen.
Neben eAkten zur Verwaltung des allgemeinen Schriftguts werden eAkten bereits im Zusammenhang mit Fachverfahren geführt. Seit 2019 arbeitet das Ausländeramt nur noch digital. Vorab wurden alle Akten digitalisiert. Die Lösung für die eAusländerakte auf Basis des ECM-Systems Enaio arbeitet über eine Schnittstelle mit dem Fachverfahren LaDiVA zusammen. So wird in einer Akte von Geburt, Hochzeit und Familie über Berufliches alles gesammelt, was für eine Aufenthaltserlaubnis erforderlich ist. Damit war Friedrichshafen die erste Ausländerbehörde im Regierungsbezirk Tübingen, die nur noch digital arbeitet.
Im Standesamt werden alle relevanten Details für das Personenstandswesen seit 2019 in der gerichtstauglichen eSammelakte geführt. Was bisher auf Papier festgehalten wurde, fasst jetzt ein spezielles Computerprogramm zusammen, das bundesweit in Standesämtern eingesetzt wird.
Auch das Personalamt arbeitet bereits mit der eGehaltsakte, die eng mit SAP verknüpft ist. Eine Einführung der ePersonalakte ist in naher Zukunft geplant.
Weitere Lösungen wie z.B. die eSteuerakte, die e-Gewerbeakte oder die digitale Bauakte sollen zu einem späteren Zeitpunkt ebenfalls eingeführt werden.
Was ist eine elektronische Rechnung?
Seit dem 01.01.2025 kommen wir als Stadt Friedrichshafen der rechtlichen Vorgabe nach, elektronische Rechnungen (E-Rechnung) zu empfangen. Dies tun wir über das Serviceportal Baden-Württemberg. Eine elektronische Rechnung erlaubt einen medienbruchfreien und digitalen Rechnungsaustausch.
Dafür muss die Bedingungen erfüllt sein, dass die Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.
Weitere Informationen: Link zur Serviceportal Baden-Württemberg
Wo kann die E-Rechnung eingereicht werden?
In Baden-Württemberg können Unternehmen elektronische Rechnungen, die einem der zugelassenen Formate entsprechen, über die Seite https://service-bw.de/erechnung bei der Stadt Friedrichshafen elektronisch einreichen. Auch ein E-Mail-Versand ist an die Adresse rechnung@service-bw.bwl.de möglich.
Die hier hochgeladenen oder übermittelten E-Rechnungen gehen beim Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) ein und werden von dort aus mittels einer Leitweg-ID an die an Service-BW angeschlossenen Verwaltungen weitergeleitet.
Damit eine E-Rechnung eingereicht werden kann, muss das einreichende Unternehmen die Leitweg-ID der Stadt Friedrichshafen kennen.
Was ist die Leitweg-ID?
Die Leitweg-ID bestimmt, an welche Verwaltung die Rechnung weitergeleitet wird. Daher ist die Angabe der Leitweg-ID beim Einreichen von E-Rechnungen zwingend erforderlich.
Die Leitweg-ID der Stadtverwaltung Friedrichshafen lautet: 08435016-A3831-57
Ebenfalls bitten wir Sie das adressierte Amt/Abteilung und den Ansprechpartner anzugeben.
Ist ein Servicekonto auf Service-BW für Rechnungssteller erforderlich?
Nein, für die Nutzung des Zentralen Rechnungseingang Baden-Württemberg (ZRE) ist keine Registrierung erforderlich.
Im digitalen Zeitalter müssen bestehende Verwaltungsabläufe kontinuierlich geprüft und optimiert werden, um sie möglichst schlank, komfortabel, mit wenig Schnittstellen und Medienbrüchen zu gestalten. Das Prozessmanagement ist der ganzheitliche Ansatz zur systematischen und kontinuierlichen Betrachtung, Analyse und Optimierung von Prozessen und zur Steuerung der Organisation.
Diese fundierten Untersuchungen der Prozesse sind die Grundvoraussetzung, um die Kosten und Bearbeitungszeiten zu reduzieren, geeignete IT-Lösungen einzuführen und zugleich die Prozessqualität zu verbessern.
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Damit durch digitale Prozesse Mehrwerte geschaffen werden können, sind diese konsequent an den Bedürfnissen der Nutzer auszurichten. Nur wenn die Anwender den Nutzen einer digitalen Lösung erkennen und möglichst intuitiv zum Ziel ihrer Interaktion gelangen, wird diese auch angenommen.
Im Rahmen des digitalen Prozessmanagements wird daher bei der Betrachtung von Prozessen und der Einführung von neuer Software der Fokus auch auf die Nutzerzentrierung gelegt.
Durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) werden Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, ihre Verwaltungsleistungen elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten und diese zu einem Portalverbund zusammenzuschließen. Insgesamt wurden 575 zu digitalisierende Leistungen identifiziert.
Service-BW ist das Serviceportal des Landes und der Kommunen in Baden-Württemberg. Das Portal bietet Bürgerinnen und Bürgern, Unternehmen und Beschäftigten in der Verwaltung detaillierte Informationen zu Verwaltungsdienstleistungen in vielen Situationen des Lebens sowie den einfachen Zugang zu Formularen und Online-Diensten.
Die Stadt Friedrichshafen beteiligt sich aktiv an dem übergreifenden Zusammenarbeiten mit dem Innenministerium und Komm.One und fungiert als Pilotkommune für die Standardisierung und Digitalisierung von Verwaltungsprozessen. Aktuell nimmt das Standesamt am OZG-Prozess-Projekt „Personenstandsurkunden“ teil.
Damit auch die kostenpflichtigen Anträge in Friedrichshafen komfortabel über das Portal abgebildet werden können, wurde von der Stadtkasse die Bezahlkomponente epayBL eingeführt. Hierüber werden verschiedene elektronische Bezahlmöglichkeiten wie Kreditkarte, Girocard, PayPal, etc. angeboten.
Der Nutzen entsteht, wenn diese ersten digitalen Prozesse von der Stadtverwaltung online gestellt werden. Hierfür laufen aktuell Vorbereitungen, um eine rechtzeitige Umsetzung garantieren zu können.